Contoh Catatan Peminjaman dan Pengembalian Alat Kerja
Untuk mencatat peminjaman alat kerja, tulis siapa yang membawa alat, kode dan kelengkapannya, serta kapan alat dijadwalkan kembali. Saat alat diterima, isi waktu kembali yang sebenarnya dan cocokkan isinya dengan daftar awal. Bila ada bagian yang belum kembali, biarkan catatan pinjam tetap terbuka.
Format ini bisa dipakai oleh tim kecil yang berbagi perlengkapan, misalnya satu set display yang dibawa bergantian ke bazar. Satu catatan mengikuti satu kejadian pinjam. Kode alatnya tetap sama setiap kali dipinjam.
Isi catatan saat alat diserahkan
Tunjukkan alat dan kelengkapannya kepada peminjam. Untuk satu set, tulis jumlah tiap bagian yang perlu kembali. Keterangan “satu tas display” sulit dipakai untuk memastikan apakah kain alas dan klip di dalamnya sudah lengkap.
Lampiran 2 pada Standar Laboratorium Diploma III Teknik Gigi (2017) di repositori Kementerian Kesehatan memberi contoh formulir laboratorium dengan bagian peminjaman dan pengembalian. Format di bawah mengambil prinsip pencatatan dua kejadian itu dan menyesuaikannya dengan tim usaha kecil.
Salin format catatan peminjaman alat
- Identitas pinjam: nomor catatan, kode dan nama alat, jumlah per bagian, serta kondisi yang terlihat saat diserahkan.
- Penyerahan: tanggal dan jam keluar, siapa yang membawa, siapa yang menyerahkan, dan kapan dijadwalkan kembali.
- Pengembalian: tanggal dan jam diterima, siapa yang menerima, bagian yang sudah kembali, kondisi yang terlihat, serta selisih yang masih terbuka.
- Tindak lanjut: status pinjam, status ketersediaan alat, siapa yang memeriksa selisih, dan kapan diperiksa lagi.
Tulis jadwal kembali di kolom terpisah dari waktu penerimaan aktual. Dokumentasi Snipe-IT juga memisahkan tanggal kembali yang diharapkan dari tanggal penerimaan terakhir. Pada buku tulis, dua kolom sudah cukup untuk membedakannya.
Contoh jika satu bagian belum kembali
Berikut simulasi peminjaman internal satu set display bazar. Kode, inisial, dan waktu dibuat untuk contoh.
- Keluar Jumat 08.30. PA-017, set DS-02. Petugas R menyerahkan satu tas berisi satu kain alas dan empat klip kepada petugas D. Petugas menghitung empat klip dan mencatat kain alas kering saat diserahkan. Jadwal kembali Sabtu 17.00.
- Sabtu 16.40. Petugas R menerima satu tas, satu kain alas, dan tiga klip. Satu klip belum diterima. Tulis “kembali sebagian”, simpan bagian yang sudah diterima di rak, dan catat petugas D akan mengecek klip sebelum Minggu pukul 09.00.
- Minggu 08.45. Petugas R menerima satu klip terakhir, mencocokkan empat klip dengan catatan awal, dan menulis “kembali lengkap”. Dalam simulasi ini, petugas juga melihat kain masih kering dan keempat klip lengkap, lalu menandai set tersedia. Jika pemeriksaan kondisi masih tertunda, tulis “kembali lengkap” pada catatan pinjam dan “perlu diperiksa” pada inventaris.
Tutup catatan setelah penerimaan dikonfirmasi
Jika tenggat lewat dan alat belum diterima, tulis “belum kembali” beserta waktu tindak lanjut. Bila peminjam dan petugas menyepakati perpanjangan, simpan jadwal semula dan tambahkan jadwal baru. Jika alat ditinggal di rak tanpa konfirmasi, tulis lokasi yang dilaporkan dan periksa sebelum mencatat waktu penerimaan.
Alat yang sudah diterima dapat tetap berstatus “perlu diperiksa” bila ada temuan kondisi. Panduan pengelolaan aset Snipe-IT membedakan penerimaan kembali dari keputusan apakah alat tersedia untuk ditugaskan lagi. Pada catatan sederhana, tandai keduanya secara terpisah.
Setelah transaksi diperbarui, cocokkan lokasi dan status unit di daftar inventaris alat usaha. Cantumkan nomor catatan pinjam sebagai rujukan agar riwayat pengembalian mudah dicari. Masukkan catatan yang masih terbuka ke pemeriksaan administrasi mingguan jika belum selesai, sambil tetap menindaklanjuti tenggat yang lebih dekat.
Rujukan diperiksa pada 12 November 2026. Format dan simulasi disusun untuk latihan. Gambar unggulan merupakan ilustrasi AI.
