Contoh Nota Penjualan Sederhana untuk Usaha Kecil

Nota penjualan sederhana memuat identitas usaha, nomor dan tanggal nota, rincian barang, total, serta status pembayaran. Tulis jumlah dan harga satuan setiap barang agar pelanggan bisa menghitung ulang. Tambahkan potongan dan ongkos kirim pada baris tersendiri jika memang disepakati.

Format ini untuk mencatat jual beli sehari-hari. Judul “Nota Penjualan” saja belum menunjukkan uang sudah diterima. Periksa penerimaannya sebelum mencantumkan status lunas.

1. Siapkan kolom yang membantu pelanggan memeriksa nota

• Identitas transaksi: nama usaha, nomor nota, tanggal, serta nomor pesanan jika sudah ada.
• Rincian barang: nama dan varian yang diperlukan, jumlah, harga satuan, dan hasil perkalian tiap baris.
• Ringkasan: subtotal barang, potongan, ongkir yang dibebankan penjual, lalu total yang harus dibayar.
• Pembayaran: jumlah yang sudah dikonfirmasi, sisa bila ada, dan status saat nota dibuat.

Dokumentasi struk Square memperlihatkan pemisahan rincian kuantitas dan potongan. Panduan penyesuaian struk Square juga menekankan keterangan yang membantu pelanggan mengenali pembelian. Prinsip keterbacaan itu bisa diterapkan pada kertas atau lembar kerja. Contoh berikut tidak membahas dokumen pajak atau pengaturan aplikasi.

2. Salin contoh nota dengan potongan dan ongkir

Simulasi usaha alat tulis: Toko Contoh — Nota N-014 — 12 November 2026 — Pesanan PS-014.

• Buku catatan polos: 2 buah × Rp18.000 = Rp36.000.
• Tempat pensil kain: 1 buah × Rp24.000 = Rp24.000.
• Subtotal barang: Rp60.000. Potongan barang: −Rp5.000. Ongkir yang ditagihkan penjual: +Rp8.000.
• Total: Rp63.000. Pembayaran terkonfirmasi Rp63.000, sisa Rp0, status lunas.

Hitungannya: Rp60.000 − Rp5.000 + Rp8.000 = Rp63.000. Jika pelanggan membayar ongkir langsung kepada kurir, jangan ikut menagih ongkir itu pada nota penjual. Tulis “ongkir dibayar ke kurir” sebagai keterangan jika diperlukan.

3. Bedakan total yang ditagih dan uang yang sudah diterima

Pada pesanan lain dengan total yang sama, misalkan baru diterima Rp20.000. Tulis “dibayar sebagian”, pembayaran terkonfirmasi Rp20.000, dan sisa Rp43.000. Jika pelanggan baru mengirim gambar bukti transfer, gunakan “menunggu verifikasi” sampai dana terlihat masuk dan cocok dengan transaksi tersebut. Jangan mengurangi sisa tagihan memakai nominal yang belum terkonfirmasi. Lihat cara mengelola pesanan melalui WhatsApp Business untuk memisahkan status bayar dari status pengerjaan.

Saat mengirim salinan, periksa kembali nomor, tanggal, jumlah, dan harga. Pakai kanal pribadi yang digunakan untuk pesanan itu. Cantumkan nama atau alamat pelanggan hanya bila diperlukan untuk transaksi tersebut.

4. Perbaiki nota tanpa membuat penjualan ganda

Misalnya harga satuan pada nota salah ketik. Cocokkan dulu dengan harga yang disepakati. Beri tanda “koreksi” pada salinan yang benar, cantumkan nomor nota yang dirujuk, lalu jelaskan bagian yang berubah. Beri tahu pelanggan salinan mana yang berlaku dan tandai salinan lama sebagai sudah diganti di arsip internal. Jika hanya mengirim ulang salinan tanpa perubahan, pertahankan nomor dan jangan mencatat transaksi baru. Jika koreksi mengubah jumlah yang perlu dibayar, periksa pembayaran yang sudah masuk sebelum menulis sisa baru.

Simpan nota, bukti pembayaran, dan salinan koreksi dengan nomor penghubung yang sama. Ketiganya merujuk ke satu transaksi. Gunakan panduan menyimpan bukti transaksi agar versi dan buktinya mudah ditelusuri.

Rujukan diperiksa 12 November 2026. Nama toko, nomor, dan angka pada contoh adalah simulasi. Gambar unggulan merupakan ilustrasi AI, bukan foto nota asli.