Cara Mencatat Satu Pesanan yang Dikirim dalam Dua Paket
Jika satu pesanan dikirim dalam dua paket, pakai satu nomor pesanan dan buat satu catatan untuk tiap paket. Tulis isi, resi dari jasa kirim, dan status masing-masing. Saat paket pertama tiba, perbarui catatan paket itu dan biarkan paket kedua terbuka sampai penerimaannya terkonfirmasi atau kendalanya ditangani.
Format ini cocok untuk penjual barang yang mencatat pesanan di buku atau lembar kerja. Sebelum memisahkan pengiriman, sepakati isi tiap paket, jadwal, dan biaya jika berubah. Untuk pesanan marketplace, periksa apakah platform dan layanan kirim mendukung pemisahan dengan cara yang Anda rencanakan.
Hubungkan dua paket ke satu nomor pesanan
Buka ringkasan pesanan yang sudah disetujui. Beri kode internal, misalnya PS-062 A dan PS-062 B, lalu tulis barang dan jumlah yang masuk ke masing-masing paket. Jumlahkan isi kedua paket dan cocokkan dengan ringkasan. Bila daftar barang berubah, gunakan format catatan perubahan pesanan agar petugas memakai rincian yang sudah disetujui.
Kode paket membantu petugas mencari catatan. Untuk pelacakan, salin nomor resi yang diberikan jasa kirim untuk paket terkait dan cocokkan dengan label sebelum serah terima. Dokumentasi pemenuhan pesanan Shopify mencontohkan nomor pelacakan dan pemberitahuan terpisah untuk bagian pesanan yang dikirim terpisah. Dokumentasi pemisahan pesanan BigSeller menunjukkan bahwa penanganan nomor resi bergantung pada jenis pesanan dan integrasi.
Format catatan dan contoh dua paket
Di catatan utama, simpan nomor pesanan, daftar barang yang disetujui, dan jumlah paket. Di bawahnya, buat satu baris atau kartu untuk tiap paket dengan isian berikut.
- Kode paket dan isi. Tulis kode internal, nama barang, varian bila ada, dan jumlahnya.
- Jasa kirim dan resi. Salin data yang sudah tersedia. Pakai keterangan “belum ada” jika resi belum diterbitkan.
- Serah terima dan status. Catat waktu penyerahan ke kurir serta status terakhir yang bisa diperiksa.
- Tindak lanjut. Tulis tindakan, penanggung jawab, dan kapan kabar berikutnya diberikan.
Simulasi PS-062. Pesanan berisi dua buku catatan bergaris dan satu map arsip. Pembeli menyetujui buku dikirim dulu, lalu map dikirim setelah siap.
- Paket A. Dua buku catatan. Resi tercatat dari label asli dalam catatan kerja. Diserahkan Senin pukul 10.15. Pelacakan menunjukkan paket diterima pada Selasa pukul 13.40.
- Paket B. Satu map arsip. Resi belum ada dan paket belum diserahkan. Admin akan mengecek kesiapan pada Rabu pukul 11.00 lalu mengirim kabar.
Kedua paket mencakup seluruh barang yang dipesan. Penerimaan paket A tercatat, sementara paket B masih perlu disiapkan. Waktu Rabu pukul 11.00 adalah waktu mengecek kesiapan dan memberi kabar.
Beri kabar sesuai status tiap paket
Saat menyerahkan paket ke kurir, catat waktunya dan kirim informasi resi melalui jalur resmi pesanan. Panduan pelacakan Shopify menjelaskan cara informasi pelacakan digunakan dalam pembaruan pengiriman. Untuk pesanan lewat chat, hubungkan pesan itu dengan nomor pada catatan pesanan WhatsApp Business.
Contoh pesan untuk PS-062. “Kak, pelacakan paket A yang berisi dua buku menunjukkan sudah diterima. Map arsip ada di paket B dan belum kami serahkan ke kurir. Kami cek kesiapan map Rabu pukul 11.00 dan akan memberi kabar setelah pengecekan.”
Tutup catatan pengiriman setelah tiap paket memiliki bukti penerimaan yang memadai dan tindak lanjut yang tercatat sudah selesai. Jika status kurir dan laporan pelanggan berbeda, simpan kedua informasi itu, cek resi paket terkait, dan catat siapa yang menindaklanjuti. Jika masih ada kendala, biarkan catatan paket tersebut terbuka.
Rujukan diperiksa 14 November 2026. Nomor pesanan, barang, waktu, dan pesan adalah simulasi editorial. Gambar unggulan berupa ilustrasi AI.
