Contoh Tanda Terima Barang Pelanggan untuk Usaha Jasa
Tanda terima barang pelanggan mencatat barang yang dititipkan, kondisi yang terlihat, kelengkapan yang ikut masuk, dan tindak lanjut yang disepakati. Pakai satu nomor yang sama pada catatan usaha, salinan pelanggan, dan label penyimpanan. Dengan begitu, petugas dapat menemukan barang serta riwayat penerimaannya saat pelanggan datang kembali.
Contoh ini cocok untuk usaha kecil yang menerima barang fisik untuk diperiksa atau dikerjakan, seperti jasa permak tas. Isi tanda terima saat penyerahan, sebelum barang bercampur dengan pekerjaan lain.
Periksa barang bersama pelanggan
Minta pelanggan menunjukkan bagian yang ingin dikerjakan. Catat keterangannya pada kolom permintaan. Lalu tulis pengamatan petugas pada kolom kondisi awal. Misalnya, “pelanggan melaporkan pegangan longgar” dan “jahitan pegangan kiri tampak terbuka sekitar 2 cm”. Jika bagian dalam belum diperiksa, tulis “belum diperiksa”.
Dokumentasi kondisi sebelum dan sesudah servis dan pencatatan barang tambahan dari RepairDesk memberi contoh dua jenis informasi yang bisa disimpan pada tiket. Di usaha permak tas, Anda dapat mencatat tali, kantong lepas, atau aksesori yang diserahkan satu per satu. Catat juga bagian yang dibawa pulang pelanggan jika perlu agar petugas tidak mencarinya saat penyerahan kembali.
Format tanda terima yang bisa disalin
- Penerimaan: nomor tanda terima, tanggal dan jam, nama pelanggan, jalur kontak yang disepakati, serta nama atau inisial petugas penerima.
- Identitas barang: jenis, warna atau ciri pembeda, jumlah, serta daftar kelengkapan yang ikut diserahkan.
- Permintaan dan kondisi awal: pekerjaan yang diminta, kondisi yang terlihat, serta bagian yang belum diperiksa.
- Tindak lanjut: waktu memberi kabar dan keputusan yang masih menunggu. Di catatan internal, tambahkan lokasi penyimpanan. Isi jam dan pihak penerima setelah barang dikembalikan.
Satu laporan perancangan sistem penerimaan servis di repositori STMIK Widya Cipta Dharma menggambarkan penggunaan nomor, tanggal, dan kelengkapan serta penyerahan nota sebelum pemeriksaan teknisi. Untuk label yang tampak dari luar, tulis nomor dan ciri pembeda yang diperlukan saja. Simpan detail kontak di catatan yang bisa dibuka petugas terkait.
Contoh tanda terima untuk permak tas kain
Simulasi: TR-024 diterima Jumat pukul 09.10 WIB oleh petugas R. Barangnya satu tas kanvas hijau dengan dua pegangan pendek. Tali panjang dibawa pulang oleh pelanggan. Permintaan pelanggan adalah memperkuat jahitan pegangan kiri.
Saat diterima, jahitan pegangan kiri terlihat terbuka sekitar 2 cm. Lapisan dalam belum diperiksa. Petugas akan memberi kabar Jumat sebelum pukul 16.00 WIB setelah memeriksa. Nomor TR-024 dicatat pada tag tas, buku kerja, dan salinan yang diterima pelanggan.
Bila pemeriksaan menemukan bagian lain yang perlu dikerjakan, tambahkan hasilnya beserta waktu pemeriksaan dan usulan tindakan. Simpan catatan kondisi awal. Minta persetujuan sebelum mengerjakan tambahan di luar lingkup yang disepakati. Jelaskan dampaknya pada biaya atau waktu bila ada.
Cocokkan kembali saat barang diambil
Cari nomor tanda terima di catatan usaha, lalu cocokkan pihak yang berhak mengambil, ciri barang, dan kelengkapannya. Pada TR-024, cocokkan satu tas dengan dua pegangan. Tali panjang tercatat dibawa pulang sehingga tidak masuk daftar barang yang diserahkan kembali. Jika nomor atau penerima belum bisa dicocokkan, tahan penyerahan sambil melakukan konfirmasi melalui jalur yang disepakati.
Catat jam penyerahan yang terjadi dan siapa yang menerimanya. Pisahkan waktu memberi kabar, waktu janji ambil, dan waktu barang benar-benar diserahkan. Untuk mengatur giliran kedatangan, lihat panduan jadwal pengambilan. Cara mencatat batas tugas dan penyerahan juga dibahas dalam panduan menjaga amanah dalam pekerjaan.
Rujukan diperiksa 13 November 2026. Nomor, barang, dan waktu pada contoh bersifat fiktif. Gambar unggulan adalah ilustrasi AI.
