Cara Mencatat Penerimaan Barang Retur dari Pelanggan
Saat barang retur dari pelanggan tiba, catat nomor pesanan, jumlah yang benar-benar diterima, dan tempat barang disimpan. Tandai barang untuk diperiksa sebelum menambahkannya ke stok siap jual. Setelah diperiksa, tulis keputusan per unit atau per kelompok dengan kondisi yang sama.
Panduan ini membahas pencatatan barang fisik yang kembali ke penjual, seperti tas kain atau alat tulis. Gunakan satu nomor retur untuk menghubungkan penerimaan, pemeriksaan, dan catatan stok.
Cocokkan barang yang datang dengan pesanan
Cari nomor pesanan awal dan rincian pengembalian. Cocokkan kode barang, varian, dan jumlah. Jika pelanggan mengajukan retur dua unit tetapi paket baru berisi satu, tulis satu diterima dan satu belum tiba. Jika nomor pesanan atau isi paket belum bisa dicocokkan, beri tanda “perlu dicocokkan” dan simpan terpisah sambil menelusuri catatan.
Panduan retur pelanggan MAXsi POS membedakan pencatatan pengajuan, penerimaan fisik, dan penyelesaian. Anda bisa memisahkan ketiga kejadian itu di buku kerja. Untuk tindak lanjut dengan pelanggan, gunakan panduan menangani keluhan pelanggan.
Salin format catatan penerimaan barang retur
- Rujukan: nomor retur, nomor pesanan asal, tanggal dan jam barang diterima, serta petugas penerima.
- Barang: kode, varian, jumlah yang diajukan, jumlah yang diterima, dan kelengkapan yang terlihat.
- Pemeriksaan: alasan menurut pelanggan, temuan petugas, bagian yang belum diperiksa, waktu pemeriksaan, dan lokasi penyimpanan.
- Keputusan stok: jumlah yang boleh kembali ke stok jual, jumlah yang masih ditahan, serta waktu dan nama petugas yang mengesahkan perpindahan.
Gunakan satu baris per varian dan pisahkan baris jika kondisi unit berbeda. Tulis alasan retur sebagai keterangan pelanggan. Jika pelanggan melaporkan resleting macet, catat hasil pemeriksaan petugas di kolom terpisah. Jika belum diperiksa, isi kolom itu dengan “belum diperiksa”.
Contoh ketika hanya satu unit kembali ke stok jual
Simulasi fiktif RT-016 untuk pesanan PS-041. Pukul 10.00, dua dompet kain dengan varian yang sama tiba. Keduanya masuk rak pemeriksaan. Kartu stok siap jual tetap 6 unit.
- Unit A: pukul 11.15, petugas mencocokkan varian dan kelengkapan, memeriksa kain serta membuka dan menutup resleting. Penanggung jawab menyetujui unit masuk rak siap jual setelah pemeriksaan. Petugas mencatat perpindahan itu dengan nomor RT-016. Stok siap jual menjadi 7.
- Unit B: ujung resleting lepas saat diperiksa. Unit tetap di rak pemeriksaan. Catat temuan, petugas yang menangani, dan kapan penanggung jawab meninjau unit itu lagi.
Dokumentasi Shopify tentang status inventaris membedakan barang yang dapat dijual dari unit yang ditahan untuk pemeriksaan atau karena rusak. Panduan penyesuaian inventaris Shopify menempatkan barang retur kembali ke stok tersedia ketika barang bisa dijual kembali. Contoh ini memakai prinsip itu dengan kartu stok sederhana.
Tutup catatan tanpa menghitung barang dua kali
Untuk kartu yang hanya mencakup barang layak jual, catat perpindahan sekali saat unit benar-benar masuk rak jual di kartu stok layak jual dengan nomor retur yang sama. Dalam simulasi, 6 + 1 = 7 unit di kartu tersebut. Satu unit lagi masih di rak pemeriksaan, jadi jumlah fisik di kedua rak adalah 8 unit.
Pemeriksaan stok dan penyelesaian dengan pelanggan bisa selesai pada waktu berbeda. Pakai tanggal dan status terpisah untuk keduanya. Pertahankan status untuk masing-masing sampai tindakan benar-benar dilakukan. Simpan nomor retur sebagai rujukan agar petugas berikutnya bisa menemukan barang dan mengetahui tindakan yang masih terbuka.
Rujukan diperiksa 13 November 2026. Kode, jumlah, kondisi, dan waktu pada contoh adalah simulasi. Gambar unggulan berupa ilustrasi AI.
