Cara Mengatur Pesan di Luar Jam Kerja WhatsApp Business

Untuk mengatur pesan di luar jam kerja WhatsApp Business, isi jam kerja pada profil bisnis, aktifkan fitur Pesan tidak di tempat, lalu pilih jadwal di luar jam kerja dan penerimanya. Isi pesannya dengan waktu Anda kembali memeriksa chat agar pelanggan tahu kapan dapat mengharapkan kabar.

Balasan otomatis cukup untuk memberi tahu bahwa Anda belum bisa menjawab. Gunakan percakapan lanjutan untuk memeriksa harga, stok, dan pesanan. Panduan ini mengacu pada dokumentasi aplikasi WhatsApp Business di ponsel; letak atau bahasa menu bisa berbeda.

1. Tetapkan jam layanan yang sanggup Anda jalankan

Tentukan kapan Anda membaca dan membalas chat. Jika toko menerima pengambilan barang hingga pukul 18.00 tetapi admin chat hanya bertugas sampai pukul 16.00, jelaskan dua waktu itu secara terpisah. Jangan menulis “layanan 24 jam” hanya karena pelanggan dapat mengirim chat kapan saja.

Buka profil bisnis, cari kolom jam kerja, lalu atur hari dan jam yang sesuai. Gunakan petunjuk perangkat pada panduan resmi mengedit profil bisnis. Pilihan jadwal di luar jam kerja untuk balasan otomatis memerlukan jam kerja yang sudah diatur di profil. Jika jam pada profil berbeda dari jam admin membalas chat, jangan mengandalkan jadwal itu sebelum memastikan balasan muncul pada waktu yang Anda inginkan.

2. Aktifkan pesan tidak di tempat dan pilih jadwal

Pada aplikasi Android, Pusat Bantuan WhatsApp menunjukkan alur berikut. Nama menu di bawah diterjemahkan agar mudah dicari.

1. Buka tab fitur bisnis dan pilih menu Pesan tidak di tempat.
2. Aktifkan pengiriman otomatis, tulis isi pesannya, lalu konfirmasikan perubahan.
3. Pilih jadwal di luar jam kerja untuk mengikuti jam profil. Untuk penutupan sementara, tentukan rentang waktu lewat jadwal khusus.
4. Tentukan penerimanya dan simpan. Bila pesan perlu berlaku bagi pelanggan lama maupun baru, pilih semua orang; periksa pengecualian jika Anda memilih penerima terbatas.

Periksa kembali jadwal sebelum keluar dari pengaturan. Opsi kirim selalu berbeda dari jadwal di luar jam kerja: gunakan hanya jika memang ingin balasan itu berlaku tanpa mengikuti jam buka. WhatsApp juga menyebut perangkat perlu koneksi internet aktif agar pesan tidak di tempat dapat dikirim.

3. Pilih contoh pesan sesuai keadaan

Tiga pesan berikut adalah contoh editorial. Sesuaikan hari, jam, dan janji tindak lanjut dengan keadaan usaha Anda.

Untuk tutup rutin

“Terima kasih sudah menghubungi kami. Layanan chat buka Senin–Sabtu pukul 08.00–17.00 WIB. Pesan akan kami baca saat layanan berikutnya buka. Untuk pertanyaan produk, boleh tulis nama barang dan jumlah yang dibutuhkan.”

Untuk penutupan sementara

“Terima kasih sudah menghubungi kami. Layanan chat sedang tutup dan kembali dibuka pada 24 November 2026 pukul 09.00 WIB. Kami akan memeriksa pesan setelah buka. Mohon tunggu konfirmasi sebelum melakukan pembayaran.”

Untuk usaha sampingan

“Terima kasih, pesan Anda sudah masuk. Kami memeriksa chat Senin–Jumat pukul 18.00–20.00 WIB. Jika Anda ingin menanyakan jadwal pengerjaan, tulis jenis pekerjaan dan tanggal yang dibutuhkan. Ketersediaan jadwal akan kami konfirmasi setelah diperiksa.”

Hindari meminta kode OTP, PIN, atau foto identitas melalui pesan otomatis. Bila pembeli sudah mempunyai nomor pesanan, nomor itu biasanya cukup untuk memulai pencarian. Data tambahan dapat diminta kemudian bila diperlukan untuk menyelesaikan transaksi.

4. Uji jadwal dan siapkan tindak lanjut

Uji dengan kontak yang setuju membantu dan masuk dalam daftar penerima. Kirim pesan percobaan dari kontak itu pada jam tutup, lalu cek apakah isi balasannya sesuai. Periksa pula pada jam buka untuk melihat apakah balasan di luar jam kerja berhenti sesuai jadwal. Catat jam uji, setelan penerima, dan balasan yang benar-benar terlihat. Gunakan pesan uji tanpa data pelanggan.

Jika balasan tidak muncul, periksa apakah fitur aktif, jam profil benar, waktu uji masuk dalam jadwal, kontak tidak dikecualikan, dan perangkat terhubung ke internet. Bila memakai jadwal khusus untuk hari libur, tinjau kembali pengaturan saat usaha kembali buka.

Saat mulai bekerja, buka chat yang menunggu. Dahulukan pertanyaan yang terkait dengan janji atau transaksi yang sedang berjalan, lalu jawab permintaan baru. Gunakan alur mengelola pesanan melalui WhatsApp Business untuk mengonfirmasi jumlah, stok, harga, dan rencana proses.

Jika perlu memeriksa sesuatu lebih dulu, beri tahu kapan Anda akan memberi kabar. Langkah ini mengikuti prinsip mencatat dan menepati janji kepada pelanggan. Waktu mulai memeriksa chat tidak sama dengan tenggat penyelesaian setiap pesanan.

Dokumentasi WhatsApp diperiksa 11 November 2026. Langkah pengaturan bersumber dari dokumentasi, bukan uji aplikasi pada akun pelanggan. Ilustrasi unggulan dibuat dengan bantuan AI; bukan tangkapan layar WhatsApp.